Pourquoi abandonner les cartes?

Pour vous permettre de visualiser et de partager l’avancement au cours des différentes itérations, vous avez collé des cartes sur vos murs. Chacune de ces cartes représente une fonctionnalité, une tâche, une anomalie. Vous avez choisi la simplicité, le pragmatisme, et vous avez raison.

Voyons maintenant les situations dans lesquelles vous devriez abandonner ce procédé et comment un outil comme Team Foundation Server peut répondre aux problématiques décelées.

Votre équipe est répartie géographiquement

Certains membres étant à distance, tous n’ont pas accès à cette représentation du carnet de produit ou de la liste de tâches. Ainsi, vous devez virtualiser votre tableau.
Les éléments de travail de votre projet d’équipe sont accessibles à tous les membres de l’équipe à partir de Visual Studio, de l’accès Web de Team Foundation Server ou de Microsoft Excel.

Je veux suivre l’évolution de mes éléments de travail

Rien de plus difficile à effectuer sur une version papier d’un scénario utilisateur. Dans toutes les équipes auxquelles j’ai pu me joindre et qui utilisaient des cartes, les mêmes questions revenaient sans cesse :
« Que faire de ce scénario? Les objectifs ont changé. Dois-je les réécrire ou écrire une nouvelle carte? Que faire de l’ancienne carte? »
Dans un outil comme Team Foundation Server, les éléments de travail conservent l’historique de chacune des modifications apportées. Vous pouvez donc modifier les caractéristiques d’un élément de travail tout en conservant la version initiale. Plus encore, chaque modification porte le nom de la personne l’ayant effectuée.

L’erreur est humaine

Dans la gestion des éléments de travail, à chaque tournant de votre projet, de nombreuses mesures vous aident à prendre la meilleure décision. Vous pouvez penser ne jamais faire d’erreurs dans le total des estimations, dans la moyenne de points réalisés par vos équipes au cours des derniers sprints ou dans la somme des heures travaillées sur les problèmes de performance du produit. L’ensemble des outils disponibles vous permet de rapidement calculer, mettre à jour ou confronter ces différentes mesures. Team Foundation Server propose, par ailleurs, la consultation des éléments de travail à partir de Microsoft Excel ou présente des données consolidées du projet dans les différents rapports disponibles dans Reporting Services.

Un projet au long cours

Si votre projet perdure, que faire des cartes?
Si vous ne les conservez pas à l’issue d’une itération ou d’une livraison, vous perdez une information précieuse sur la vie de votre produit et de votre équipe. Vous perdez également des données importantes d’analyse de votre travail (points par itération, anomalies recensées…).
Si vous recopiez les cartes dans un système de gestion électronique, consultez le point suivant.

Si vous les conservez, j’ose imaginer ce à quoi doivent ressembler vos archives. Un projet conséquent doit produire sur une année seulement des centaines, voire des milliers, de cartes. La consultation et l’analyse de ces éléments doivent vous faire ressembler à Gandalf recherchant les écrits d’un autre âge dans la bibliothèque de Minas Tirith.

Votre Scrum Master n’est pas un ‘un homme à tout faire’

J’ai observé plusieurs équipes dont les membres étaient réticents à la gestion électronique du carnet de produit. Pour le Scrum Master d’une équipe désirant centraliser les éléments de travail et communiquer leur état, les soirées sont bien remplies. Il doit bien souvent recopier, à partir de photos des murs de la salle de travail, les titres, les estimations, l’état de chacune des cartes dans un outil lui permettant d’effectuer son travail (regroupement, planification, estimation calendaire…).
Si, vous aussi, vous pensez que votre Scrum Master a mieux à faire, répartissez le travail et saisissez directement vos éléments de travail dans un outil.

Une question de confidentialité

Le fait de publier les informations et les mesures du projet, de partager avec tous les résultats de l’équipe, c’est reconnu aujourd’hui comme un puissant levier de responsabilisation ou comme une source de motivation et de focus pour l’équipe. Cependant, certains contextes nécessitent une certaine confidentialité. Comment protéger l’information contenue dans les cartes apposées sur vos murs? La sécurité d’accès aux éléments de travail de Team Foundation Server vous permettra de définir vos règles d’accès selon les différents rôles et le niveau de sécurité associé.

La transparence, c’est aussi diffuser

Rendre accessible le contenu du projet sur un support physique suffit-il pour faire preuve de transparence?

Vous pouvez inviter les intervenants, les parties prenantes du projet à voir vos murs et à consulter les informations s’y trouvant. Cependant, pour être complètement transparent, vous devriez envisager de publier de manière plus directe le carnet de produit ou un élément particulier de votre projet.

Team Foundation Server permet d’informer vos collaborateurs par courriel ou messagerie instantanée des données hébergées.

Toutes ces raisons nous poussent à utiliser d’autres moyens de représentation de l’avancement de nos projets. Cependant, cette liste n’est pas exhaustive. Et vous, quelles seraient vos raisons d’abandonner les cartes?