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La facilitation, l’affaire de tous!

Spoiler Alert! La facilitation s’adresse à tout le monde, que vous soyez en marketing, communication, ressources humaines ou finance, tous les départements de l’organisation auraient grand intérêt à suivre ce genre de formation. Retour sur une expérience riche d’enseignement qui a fait de moi un meilleur humain.

Dernièrement, j’ai eu le plaisir de participer aux trois formations sur la facilitation, offertes par Pyxis Canada.  En tant que marketeur, les sujets abordés m’intéressaient tout particulièrement : introduction à la facilitation, rétrospective agile par la pratique et la facilitation en temps de conflit. J’avais déjà entendu parler du terme de facilitateur, mais j’ignorais en quoi cela consistait réellement. En ce qui concerne les rétrospectives, là aussi j’avais ma petite idée sur le sujet. Quant au conflit, j’avais très hâte d’y assister, car je voulais être plus armé et mieux préparé pour faire face à ce genre de situations qui m’avait fait défaut par le passé. 

La facilitation, c’est quoi?

La définition d’une facilitation comme son nom l’indique, est la capacité de rendre simple quelque chose de compliqué. Devenir facilitateur abonde dans ce sens, c’est développer ses aptitudes et compétences pour simplifier des choses, des situations ou des tâches.

Développer ses talents de facilitateur s’adresse à tout le monde, ce n’est pas (plus) seulement réservé aux Scrum Master et Product Owner, je pense que chaque individu peut grandement bénéficier d’un tel enseignement.

Facilitateur vs animateur

Il y a une différence entre animer et faciliter une rencontre. L’animateur peut être la personne responsable de la réunion, mais cela ne fait pas nécessairement de lui le facilitateur de la réunion. Et vice versa. 

Mais revenons à nos moutons. Faciliter une rencontre, c’est entre autres s’assurer que l’objectif de la rencontre soit atteint, que le temps soit respecté et que la participation de chacun soit équitable. Faciliter une rencontre c’est aussi pouvoir résumer les propos de la rencontre pour que tous puissent repartir avec des points et des actions précis. 

C’est également un travail de préparation en amont afin de s’assurer que la rencontre se déroule comme souhaité. Pour être un bon facilitateur, il faut savoir faire preuve d’intelligence émotionnelle, ne pas prendre les choses personnelles, mais aussi savoir appuyer sur le bouton « pause » pour préparer le terrain d’une rencontre. Il y a des rencontres plus simples que d’autres. Certaines sont plus faciles à préparer que d’autres. Par exemple, une rencontre pour briefer une équipe sur un projet précis sera moins intense qu’une rencontre de rétrospective. D’ailleurs la rétro ce n’est pas un post-mortem. Et ça pour moi c’était toute une découverte.

Une rétrospective n’est pas un post-mortem!

Dans ma carrière, je n’avais vraiment pas eu l’occasion d’expérimenter une rétrospective, par contre j’ai déjà eu des post-mortem avec mes équipes, mais cela n’a rien à voir. Une rétrospective comme son nom l’indique va plus en profondeur. Ici on ne survole pas le problème (si problème il y a) on met le doigt dessus, on l’exprime et on essaie de le résoudre en groupe pour améliorer le fonctionnement de l’équipe et les résultats à l’avenir.

Une rétrospective se veut être un cadre sécuritaire où chacun peut s’exprimer librement, il est important d’instaurer ce cercle de confiance avant de débuter une rétrospective et c’est au facilitateur de s’en charger. Je fus très impressionné par la quantité d’exercices disponibles et de jeux pour faciliter une rétrospective. Selon moi, il s’agit d’une étape cruciale pour assurer le bon fonctionnement présent et futur d’une équipe en place. Malheureusement, ces dernières sont trop souvent négligées par manque de temps.

Alors que nous évoluons dans une société où tout va très vite, rares sont ceux qui dégagent du temps pour provoquer des rétrospectives. Car soyons honnête, à l’instar d’un post-mortem qui peut durer à peine une heure, la rétro, elle peut s’échelonner sur plusieurs heures. Et comme le mentionne ma collègue, Sophie Paquette, directrice marketing : « La rétrospective est une affaire récurrente, dans le but de constamment s’améliorer en tant qu’individu et en tant que membre d’une équipe ».

Si j’avais un message à faire passer au travers de mon texte, ce serait bien celui-ci, ne négliger pas l’impact d’une rétrospective et trouver du temps pour la réaliser. 

 

La facilitation en temps de conflit

La dernière formation (et non la moindre) sur la facilitation touchait au conflit. J’avais beaucoup d’intérêt pour cette dernière. Les conflits, bien que peu courants, font partie de nos échanges professionnels. Je fus subjugué par l’aspect théorique qui cherche à comprendre la nature d’un conflit. En tant que facilitateur, il nous incombe de devoir les identifier et de savoir les désamorcer. 

J’étais très curieux de savoir comment allait s’adresser cette formation. Apprendre à résoudre un conflit sans le vivre, cela me semblait ambitieux. Laurence nous réservait toute une surprise puisque nous avons eu la chance de nous mettre dans des situations réelles de conflits à l’aide de jeux de rôles. 

 

Ce que je retiens

Après avoir échangé avec d’autres professionnels, vécu des mises en situation de rétrospectives et de conflits, je me suis senti mieux armé, plus confiant. J’avais le sentiment de ne plus être tout seul. Parfois nous vivons des situations en pensant que cela n’arrive qu’à nous. Le fait de pouvoir échanger et de s’ouvrir aux autres nous fait prendre conscience que ce sont des situations tout à fait banales et qui arrivent à tout le monde, bien que parfois désagréables à vivre. Au travers de ces formations, j’ai pu déceler les compétences que je possède déjà et les mettre en valeur pour faire briller le facilitateur qui est en moi.

Aujourd’hui, avec ma collègue nous avons mis en place les principes appris lors de ces formations pour mener à bien nos rencontres et améliorer nos processus et procédés et ça change tout!

La facilitation ne s’adresse pas uniquement à certains rôles dans l’organisation. C’est l’affaire de tous. Tout le monde peut en bénéficier. Que vous soyez en marketing comme moi, en communication, en finance, en RH, etc ; la facilitation s’adresse à tout le monde et fera de vous une meilleure personne.

 

Vous souhaitez vous aussi participer à ces formations? Voici les liens: